Bevor Unternehmen das Online-Marketing, neue Produkte oder andere wichtige Punkte für den Erfolg und das Wachstum erfolgreich meistern können, brauchen sie eine Strategie. Denn nur mit einer gut durchdachten Strategie können anschließend die Maßnahmen ergriffen werden, die man für die Durchsetzung braucht.
In der heutigen Zeit ist es jedoch so, dass viele Unternehmen nicht mehr nur an einem Standort agieren, sondern an vielen unterschiedlichen Orten operieren. Das kann bedeuten, dass sich die Unternehmen in verschiedenen Städten innerhalb eines Landes niedergelassen haben, es kann aber auch heißen, dass die einzelnen Standorte in verschiedenen Ländern verteilt sind. Dieser Umstand erschwert es den Teilnehmern eines Meetings, gemeinsam vor Ort zu sein, um es sich in einem Konferenzraum gemütlich zu machen und das Tagesthema zu besprechen.
Natürlich muss es sich dabei nicht nur um das Team handeln, das sich mit dem Online-Marketing beschäftigt, sondern das Meeting kann jeweils unterschiedliche Themen behandeln. Was wichtig ist, ist die Frage danach, wie dieses Online-Meeting sicher stattfinden kann. In diesem Zusammenhang gibt es ein paar wichtige und hilfreiche Tipps und Tricks, die sich Unternehmen zu Herzen nehmen sollten.
Die Sicherheit als das A und O
Zunächst einmal ist es wichtig, dass das Unternehmen allgemein ein Augenmerk auf die digitale Sicherheit wirft. Diese spielt allerdings nicht nur im Rahmen der Online-Meetings, sondern allgemein im täglichen Geschäftsbetrieb eine wichtige Rolle. Denn in der heutigen Zeit spielt sich ein Großteil des Geschäftes und der Geschäftsbeziehungen online ab. Ein Grundwissen und eine sichere und zuverlässige Ausrüstung im Bereich der Cyber-Security, sowie ein “site to site VPN”, mit dem alle Standorte eines Unternehmens durch ein VPN geschützt werden, wenn sie sich im Internet aufhalten, sind somit wichtige Voraussetzungen, um als Unternehmen sicher zu agieren.
Diese Aspekte sollte ein Anbieter für Online-Meetings erfüllen
Es gibt viele unterschiedliche Anbieter, aus denen Unternehmen wählen können, wenn sie Online-Meetings planen und durchführen wollen. Natürlich ist es dabei jedem Unternehmen selbst überlassen, auf welchen Anbieter die Wahl am Ende des Tages fällt, doch es ist wichtig, dass diese Punkte erfüllt werden:
Passwort muss sich sicher einstellen lassen
Passwörter sind nur dann sicher und sinnvoll, wenn sie auch wirklich stark sind und auf diese Weise ihrer Funktion nachgehen. Ein Passwort, was innerhalb weniger Sekunden entschlüsselt werden kann, ist kein sicheres Passwort. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass der Online-Anbieter für Online-Meetings sicherstellt, dass jede einzelne Konferenz mit sicheren Passwörtern geschützt wird.
Ein sicheres Passwort zeichnet sich dabei dadurch aus, dass es:
- sich aus mindestens 8 Zeichen zusammensetzt.
- Groß- und Kleinbuchstaben aufweist.
- Sonderzeichen hat.
- Zahlen beinhaltet.
Erst, wenn diese Punkte erfüllt sind, ist ein Passwort wirklich sicher. Das Passwort sollte zudem so genutzt werden, dass es nicht nur das Meeting selbst schützt, sondern, dass jeder Teilnehmer das Passwort eingeben muss, um teilnehmen zu können. Auf keinen Fall sollte man darauf verzichten das Passwort zu deaktivieren, da die Sicherheit des Meetings somit stark sinkt und das Risiko, dass sich heimlich jemand einschleust und mithört, steigt.
Das Passwort des Accounts
Jeder Mitarbeiter, der an dem Meeting teilnimmt, hat in der Regel einen Account, über den er dann Zutritt zu dem virtuellen Konferenzraum bekommt. Es ist wichtig, dass das Unternehmen seinen Mitarbeitern mitteilt, dass sie auch für den Account selbst ein starkes Passwort wählen sollten. Am besten weist dieses eine Multi-Faktoren-Authentifizierung auf, sodass nicht nur die reine Eingabe des Passworts reicht, um einen Zugang zu bekommen. Stattdessen muss nach der Eingabe des Passwortes noch ein Code eingegeben werden, der entweder an die E-Mail-Adresse oder an das Telefon gesendet wird.
Anbieter muss die Option eines virtuellen Wartezimmers anbieten
Meetings können unterschiedlich groß sein. Manchmal nehmen viele Mitarbeiter teil, andere Male sind nur wenige Personen beteiligt. Vor allem, wenn es sich um ein größeres Meeting handelt und somit mehrere Personen daran beteiligt sind, ist es durchaus sinnvoll, ein virtuelles Wartezimmer einzurichten.
Das heißt, dass alle Teilnehmer, die sich einen Zugang zu dem Meeting verschaffen, erst einmal warten müssen, bevor sie von dem Meeting-Leiter (derjenige, der das Meeting erstellt hat) akzeptiert und wirklich in den virtuellen Konferenzraum gelassen werden. Auf diese Weise kann noch einmal wirklich geprüft werden, wer sich in diesem virtuellen Wartezimmer befindet und, wer in den virtuellen Konferenzraum gelassen wird. Dieser Umstand minimiert das Risiko, dass sich Fremde in das Meeting schleichen, weil sie spätestens im Wartezimmer erkannt und nicht in den tatsächlichen virtuellen Konferenzraum gelassen werden.
Sperrfunktion des Meetings
Ein weiterer wichtiger Faktor, der auf jeden Fall die Sicherheit eines Online-Meetings in einem virtuellen Konferenz-Raum erhöht, ist der der Sperrfunktion. Mit einer Sperrfunktion kann das Meeting, sobald sich alle Teilnehmer in dem virtuellen Konferenzraum befinden, gesperrt werden. Auf diese Weise kann sich niemand Zutritt zu dem Raum verschaffen.
Nicht den Link teilen, sondern die ID
Es ist schnell gemacht: Der Link ist kopiert und dann schnell in einer Mail, die an alle Teilnehmer rausgeht, versendet. Allerdings ist es sicherer, an der stelle des Links des Meetings, die ID zu teilen. Der Grund dafür ist, dass einige Anbieter für Online-Meetings das Passwort im Link einbinden, was es dann natürlich für Online-Kriminelle leichter macht, dieses zu knacken. Natürlich müssten sie dafür erst einmal an die Mail kommen, was recht schwer ist, wenn das Unternehmen aktuelle Maßnahmen für die Cyber-Security anwendet, doch sicher ist sicher und Vorsorge ist besser als Nachsorge.
Die sichere End-to-End-Verschlüsselung
Werden im Meeting Dokumente, Audios oder andere Dateien geteilt, ist es wichtig, dass man sich im Voraus darum kümmert, dass das Online-Meeting eine sichere End-to-End-Verschlüsselung hat. Diese stellt sicher, dass die gesamte Kommunikation des Online-Meetings geschützt ist und keine Dritte die Inhalte entschlüsseln können. Wenn also ein Teilnehmer die Inhalte des Meetings an einen anderen weiterleiten sollte, kann dieser nicht viel damit anfangen, da die End-to-End-Verschlüsselung das verhindert.
Weitere wichtige Hinweise für die Sicherheit eines Online-Meetings
Die Sicherheit eines Online-Meetings bezieht sich nicht nur auf den virtuellen Konferenzraum selbst, sondern auch auf andere Aspekte, auf die jeder Teilnehmer des Meetings achten sollte. Denn nur, wenn alle gemeinsam an einem Strang ziehen, was die Sicherheit angeht, kann diese auch wirklich gegeben sein. Zu den Faktoren, auf die jeder Teilnehmer selbst achten sollte gehören dabei unter anderem die Folgenden:
- Der Hintergrund eines jeden Teilnehmers sollte so neutral wie möglich sein.
- Bei vertraulichen Informationen darf niemand im Hintergrund mithören und es muss ein Head-Set verwendet werden.
- Beim Teilen des eigenen Bildschirmes sollte darauf geachtet werden, dass nicht auch noch andere Dinge gesehen werden können. Vor dem Meeting sollten aus diesem Grund sämtliche Fenster geschlossen und auch Push-Nachrichten, die auf dem Bildschirm auftauchen könnten, deaktiviert werden.
- Es muss immer sichergestellt werden, dass der Bildschirm nicht mehr geteilt wird, bevor man sich wieder anderen Inhalten auf dem Computer widmet. Ansonsten besteht die Gefahr, dass alle anderen Teilnehmer des Meetings diese Inhalte sehen können.
Zu guter Letzt ist es wichtig, immer nur die Mitarbeiter zu dem Meeting einzuladen, die auch wirklich an dem Meeting teilnehmen müssen. Je weniger Teilnehmer es sind, umso einfacher fällt es die Aspekte der Sicherheit umzusetzen. Vor allem , wenn es sich um sehr sensible Themen handelt, ist es wichtig, die Anzahl der Teilnehmer begrenzt zu halten.