Die Digitalisierung macht auch vor der Buchhaltung nicht halt. So hielt in vielen deutschen Unternehmen am 01. Januar 2025 die E-Rechnung Einzug. Ein Schreck für all jene, die sich noch nicht mit den Vorteilen der elektronischen Rechnungsstellung befassen konnten. Wer aber genauer hinschaut, stellt schnell fest: Die elektronische Rechnung ist kostensparender und effizienter als die analoge.
Zwar spielen E-Rechnungen im B2C-Bereich noch keine Rolle. Arbeiten Sie als Onlinehändler jedoch mit anderen Firmen zusammen, lohnt sich spätestens jetzt ein Blick auf die elektronischen Rechnungen und ihre Vorzüge.
Die elektronische Rechnungsstellung und ihre Vorteile
Wer denkt, eine E-Rechnung sei nichts anderes als die PDF-Version einer Papierrechnung, liegt leider falsch. Tatsächlich haben elektronische Rechnungen mit beidem kaum mehr etwas gemein. Stattdessen handelt es sich um digitale Rechnungsformate, die eine automatisierte Verarbeitung erlauben. Rechnungsdaten müssen also nicht mehr mühsam per Hand übertragen werden. Sie lassen sich in Sekunden in moderne Buchhaltungsprogramme integrieren.
Im Vergleich zur Papierrechnung sind elektronische Rechnungen daher:
- günstiger, denn die Kosten für Papier, Druck und Porto entfallen
- sicherer, denn das Risiko von Übertragungsfehlern entfällt
- schneller, denn die Bearbeitung funktioniert automatisch
Dank der E-Rechnung verkürzen sich die Durchlaufzeiten und beschleunigen sich die Zahlungszyklen. Ihr Unternehmen profitiert dementsprechend von einem verbesserten Cashflow. Auch die Kundenzufriedenheit steigt durch die elektronische Rechnungsstellung. Schließlich bekommen die von Ihnen belieferten Firmen zeitnah klare und transparente Zahlungsaufforderungen.
Compliance-Anforderungen für Onlinehändler
Zwar können sich die Anforderungen an E-Rechnungen in den verschiedenen Bundesländern unterscheiden. Allerdings nur, wenn Sie an den Bund liefern. Im B2B-Bereich gelten deutschlandweit die gleichen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung. So müssen Sie E-Rechnungen in einem strukturieren, maschinenlesbaren Format erstellen. Dabei gelten die gleichen Pflichtangaben wie bei Papierrechnungen. Auch bei den Aufbewahrungspflichten gibt es keine Unterschiede. Acht Jahre lang müssen Sie die E-Rechnungen digital archivieren – und zwar revisionssicher. Das bedeutet, der Rechnungsinhalt muss unveränderbar sein. Folglich müssen Sie elektronische Rechnungen in genau dem Format speichern, in dem Sie sie empfangen haben.
Übrigens: Seit 01. Januar 2025 sind Sie als Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen zumindest empfangen zu können. Eine Pflicht, sie auch auszustellen, kommt abhängig von Ihrer Unternehmensgröße erst in den kommenden Jahren auf Sie zu.
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland: Was Einzelhändler wissen sollten
Die Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich wurde im Wachstumschancengesetz beschlossen, um die Digitalisierung der Wirtschaft zu fördern. Zudem sollen Geschäftsprozesse EU-weit vereinheitlicht werden, um einerseits Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen und andererseits Deutschland als Wirtschaftsstandort attraktiver zu gestalten. Für alle inländischen Unternehmen – unabhängig der Größe – bedeutet das seit Jahresbeginn 2025: Elektronische Rechnungen müssen empfangen werden können. Das setzt lediglich eine gültige E-Mail-Adresse voraus.
Doch müssen Sie als Onlinehändler auch selbst E-Rechnungen schreiben? An die privaten Endkunden zwar nicht, jedoch an Firmen, die Sie beliefern. Noch haben Sie sich nicht mit dem Thema auseinandergesetzt? Keine Sorge, bis zum Jahresende 2026 dürfen Sie auch im B2B-Bereich noch mit Papierrechnungen arbeiten – sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Möchten Sie bereits E-Rechnungen versenden, geschieht das in einem Format gemäß der EU-Norm EN 16931. Möglich sind etwa das rein maschinenlesbare Format XRechnung oder das hybride Format ZUGFeRD.
Ab 2027 greift die E-Rechnungspflicht schließlich für Unternehmen, wenn ihr Umsatz mehr als 800.000 Euro im Jahr beträgt. Überschreiten Sie diese Schwelle nicht, ist auch weiterhin die klassische Rechnungsstellung möglich. Ab 2028 sind jedoch alle Firmen dazu verpflichtet, konforme E-Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen auszustellen. Nun gelten Ausnahmen nur noch für bestimmte Unternehmensformen, etwa Kleinunternehmen. Auch Reisetickets oder Rechnungen mit Beträgen unter 250 Euro müssen nicht in einem elektronischen Format ausgestellt werden.
Die Auswahl der richtigen Tools für die elektronische Rechnungsstellung
Ob Sie bereits heute E-Rechnungen ausstellen oder sich bis 2028 Zeit lassen – empfehlenswert ist eine verständliche Rechnungsstellungssoftware. Diese sollte ein paar grundlegende Funktionen beinhalten. Selbstverständlich muss sie konforme E-Rechnungen erstellen und versenden können. Ebenso relevant:
- die automatisierte Rechnungsprüfung
- die GoBD-konforme Archivierung
- die Integration in bestehende Buchhaltungssysteme
- die Integration in eine ERP-Software
- die Automatisierung wiederkehrender Rechnungen, Zahlungserinnerungen oder Mahnungen
Achten Sie bei der Auswahl einer Rechnungssoftware zudem auf nutzfreundliche Funktionen wie das mobile Einscannen von Belegen.
Arbeiten Sie mit einer zuverlässigen Software, können Sie nicht nur die gesamte Rechnungsstellung rationalisieren. Da manuelle Dateneingaben entfallen, haben Sie und Ihre Mitarbeiter mehr Zeit, sich strategischen und produktionsrelevanten Tätigkeiten zu widmen. Sie schaffen also Ressourcen, die sich auf die Produktivität und damit auf den Umsatz Ihres Onlinehandels auswirken.
Die besten Praktiken für die Workflow-Integration
Möchten Sie elektronische Rechnungen im E-Commerce neu einführen, sind zuvor ein paar Vorbereitungen zu treffen. Besonders wichtig: Stellen Sie sicher, dass sich das von Ihnen gewählte E-Rechnungsformat reibungslos in die Auftragsabwicklung und den Rechnungsversand integrieren lässt. Dies ist bereits gewährleistet, wenn Sie eine Rechnungsstellungssoftware mit Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltungssoftware wählen. Auch eine unternehmensinterne Abstimmung ist bei der Einführung der E-Rechnung unabdingbar. Erstellen Sie etwa den Mitarbeitern in der Buchhaltung alle notwendigen Genehmigungen, um elektronische Rechnungen erstellen, validieren, versenden und archivieren zu können.
Aber Achtung: Selbst eine nutzerfreundliche Rechnungsstellungssoftware nutzt Ihrem Onlinehandel wenig, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter nicht damit umgehen können. Sinnvoll ist es daher, frühzeitig themenrelevante Schulungen anzubieten. Ebenso können Sie Standardanweisungen ausarbeiten, um die Buchhaltung zu vereinfachen. Lernen Sie in Ruhe alle Funktionsweisen der genutzten Rechnungssoftware kennen. Sind Sie mit allen Einzelheiten der Software vertraut, kann Ihnen die elektronische Rechnungsstellung bei vielen organisatorischen Prozessen helfen, etwa beim Erstellen der jährlichen Finanzberichterstattung.
Die Optimierung der Kundenkommunikation
Die E-Rechnung erleichtert nicht nur die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen. Versenden Sie elektronische Rechnungen etwa an Lieferanten, sind die Rechnungsdetails klar, transparent und schnell zu verarbeiten. Das erspart dem Rechnungsempfänger:
- Rückfragen, die den Zahlungseingang verschieben können
- Zeitaufwand bei der Rechnungsverarbeitung
- Kosten durch Mahnungen aufgrund einer unorganisierten Rechnungsstellung
Auch der automatische Versand der Rechnungen sowie deren Nachverfolgbarkeit sind von beiderseitigem Vorteil. Wiederkehrende Rechnungen müssen nicht manuell bearbeitet werden. Das spart Zeit. Zugleich verhindert die Automatisierung, dass sich Rechnungsausgänge verzögern oder dass Rechnungen verlorengehen. Elektronische Rechnungen sind zuverlässig und können dadurch das Vertrauen zwischen B2B-Geschäftspartnern steigern. Dafür ist es jedoch wichtig, dass Sie sich hinsichtlich des Rechnungsformats mit dem Rechnungsempfänger abstimmen. Wählen Sie das Format, dass sowohl mit Ihren Anforderungen sowie mit denen von Lieferanten, Kunden und Co. übereinstimmt.
Fazit
Gegenüber der klassischen Papierrechnung hat die E-Rechnung mehrere Vorteile. Sie ist effizient, transparent und kostensparend. Daher lohnt es sich für Sie und Ihr Unternehmen, bereits vor dem Jahr 2028 auf elektronische Rechnungen umzusteigen.