Die Menge an Dokumenten in Unternehmen wächst stetig, sei es durch E-Mails, PDF-Rechnungen oder gescannte Belege. Diese unstrukturierten Daten manuell zu erfassen und den richtigen Vorgängen zuzuordnen, bindet unnötig viel Arbeitszeit und ist eine häufige Fehlerquelle. Herkömmliche DMS-Lösungen stoßen hier an ihre Grenzen, da sie oft nur das verwalten, was der Mensch ihnen vorgibt.
Moderne Systeme setzen daher auf Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen. Anstatt Dateien nur stur abzulegen, analysiert die Software die Inhalte selbstständig. Sie erkennt beispielsweise automatisch, um welche Art von Dokument es sich handelt und liest relevante Daten wie Rechnungsnummern oder Absender ohne menschliches Zutun aus. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Anbieter vor, die diese Technologien am effektivsten nutzen, um Ihre Verwaltungsprozesse spürbar zu beschleunigen.
Die Top-DMS-Systeme mit KI-Funktion auf einen Blick
| System | Spezialisierung |
| Amagno | Cloudbasiertes DMS & ECM für den Mittelstand GoBD-konform, All-in-One ohne Modulchaos, intelligente Workflows für Freigaben und Prozesse, KI-Automatisierung mit Amagno.AI (Dokumentenerkennung, Chat & Prozessautomatisierung) |
| Agorum | Open-Source-basiertes ECM mit hoher Anpassbarkeit, ALBERT | AI für automatische Dokumentenklassifizierung, Chat-Funktionen und Datenextraktion, stark in der Integration in komplexe IT-Landschaften |
| DocuWare | Cloud-DMS mit integrierter KI-Datenerkennung, ideal für digitale Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement und Freigabeworkflows |
| M-Files | Metadatenbasiertes DMS mit KI-gestützter Dokumentenklassifikation, stark in Wissensmanagement und Compliance |
| Easy-Software | Prozessorientierte Suite mit tiefen ERP-Integrationen (insb. SAP), KI-Services für automatisierte Belegerkennung (Posteingang/Rechnungen) und digitales Personal- und Vertragsmanagement |
Die besten Dokumentenmanagementsysteme mit KI-Funktionen im Detail
Amagno
Amagno stellt ein Cloud-DMS und ECM bereit, das auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnitten ist. Die Lösung bündelt Dokumente an einem zentralen Ort, sorgt für eine revisionssichere Archivierung und unterstützt automatisierte, GoBD-konforme Prozesse. Digitale Workflows und eine klare Struktur helfen dabei, papierbasierte Abläufe dauerhaft abzulösen.
Eine wichtige Rolle spielt dabei die intelligente Dokumentverarbeitung. Das System erkennt Dokumenttypen selbstständig, liest Inhalte wie Rechnungsdaten oder Vertragsangaben aus und legt alles korrekt ab. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand erheblich. Mit Amagno.AI kommt eine leistungsfähige KI-Ebene hinzu. Nutzer können ihre Dokumente per Sprache abfragen, sich Inhalte zusammenfassen lassen oder gezielt Informationen aus Verträgen, Richtlinien oder E-Mails abrufen. Die Antworten enthalten auf Wunsch die passende Quellenangabe und basieren ausschließlich auf dem eigenen Datenbestand.
Der KI-Zugriff folgt strikt dem Amagno-Berechtigungssystem. Die KI berücksichtigt nur die Dokumente, für die eine Person tatsächlich freigegeben ist, sodass Vertraulichkeit und Rollenmodelle jederzeit gewahrt bleiben. Die Speicherung erfolgt in einer geschützten Cloud-Infrastruktur innerhalb Europas, die alle Anforderungen der DSGVO erfüllt.
Agorum
Agorum ist ein flexibles Open-Source-basiertes ECM-System und richtet sich an Mittelständler sowie Großunternehmen, die keine Standardlösung von der Stange suchen. Die Plattform bietet viele Funktionen zur Dokumentenverwaltung, revisionssicheren Archivierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Die KI-Komponente „ALBERT | AI“ revolutioniert dabei die Informationsverarbeitung: Sie klassifiziert eingehende Dokumente selbstständig, extrahiert relevante Metadaten und erlaubt es Nutzern, per Chat direkt Fragen an ihre Dokumentenbasis zu stellen. Besonders durch die offene Architektur und hohe Integrationsfähigkeit überzeugt Agorum Unternehmen, die ihre DMS-Lösung nahtlos in komplexe IT-Infrastrukturen einbinden und exakt an individuelle Anforderungen anpassen wollen.
DocuWare
DocuWare unterstützt Unternehmen jeder Größe bei der Digitalisierung ihrer Prozesse. Die Plattform ist sowohl als Cloud-Lösung als auch On-Premises verfügbar und zeichnet sich durch hohe Flexibilität bei wachsenden Anforderungen aus.
Das Herzstück ist die KI-Technologie „Intelligent Indexing“, die Inhalte aus Belegen selbstständig identifiziert, lernt und die Verschlagwortung hochgradig automatisiert. Besonders in den Bereichen Rechnungsverarbeitung und Personalwesen überzeugt DocuWare durch seine intuitive Benutzeroberfläche, maximale Skalierbarkeit und hohe Sicherheitsstandards, die es zur idealen Basis für moderne, ortsunabhängige Arbeitswelten machen.
M-Files
M-Files bricht mit klassischen Ordnerstrukturen und setzt stattdessen auf einen rein metadatenbasierten Ansatz: Entscheidend ist nicht, wo eine Datei gespeichert ist, sondern was sie beinhaltet. Die integrierte Künstliche Intelligenz analysiert Dokumente automatisch, klassifiziert sie und verknüpft sie dynamisch mit den relevanten Projekten oder Kundenakten.
Diese intelligente Vernetzung sorgt dafür, dass Informationen intuitiv gefunden werden, während Workflows typische Routineaufgaben wie Freigabeprozesse und Fristenmanagement übernehmen. Durch die nahtlose Einbettung in bestehende Arbeitsumgebungen wie Microsoft 365, Salesforce oder Google Workspace ist M-Files ideal für Unternehmen, die eine flexible Lösung suchen, die sich ohne Brüche in den digitalen Arbeitsplatz integriert.
EASY Software
Easy Software positioniert sich als prozessorientierte Komplettlösung für Digitalisierung und Archivierung, die besonders im gehobenen Mittelstand stark vertreten ist. Das System fokussiert sich auf die effiziente Gestaltung von Workflows, vom automatisierten Rechnungseingang bis zur digitalen Personalakte.
Mithilfe integrierter KI-Services werden Belege und Dokumente automatisch erfasst, klassifiziert und relevante Daten präzise für nachfolgende Prozesse extrahiert. Vor allem durch die tiefe Integration in gängige ERP-Systeme wie SAP und Microsoft Dynamics überzeugt Easy Software Unternehmen, die ihre administrativen Abläufe nahtlos automatisieren und Medienbrüche vermeiden wollen.
Fazit & Empfehlung: Welches KI-DMS passt wirklich zu Ihnen?
Die Frage nach dem „besten“ DMS mit Künstlicher Intelligenz lässt sich nicht pauschal beantworten. Welche Lösung am besten passt, hängt stark von den individuellen Anforderungen, der vorhandenen IT-Landschaft und den internen Prozessen ab.
Unternehmen, die eine benutzerfreundliche All-in-One-Lösung mit schnellem Start in die Cloud suchen, profitieren besonders von Amagno. Die Plattform kombiniert klassische DMS-Funktionen nahtlos mit moderner KI: Der dialogbasierte Informationszugriff über Amagno.AI und das integrierte Intelligent Document Processing machen es zur idealen Wahl für den Mittelstand, der Automatisierung und Datensicherheit ohne komplexe Modularchitektur verbinden möchte.
Wer hingegen maximale Individualisierung in einer komplexen IT-Umgebung benötigt, findet in der Open-Source-Basis von Agorum und dessen ALBERT | AI eine anpassungsfähige Alternative. Organisationen, die sich komplett von klassischen Ordnerstrukturen lösen wollen, sind beim metadatenbasierten Ansatz von M-Files am besten aufgehoben. Liegt der Fokus hingegen auf einer tiefen ERP- und SAP-Integration, spielt Easy Software seine Stärken aus, während DocuWare besonders dort punktet, wo Skalierbarkeit für Rechnungs- und HR-Prozesse gefordert ist.
Entscheidend ist eine klare Bestandsaufnahme:
- Soll das System „Out-of-the-Box“ funktionieren oder hochgradig angepasst werden?
- Wie tief soll die KI in den Arbeitsalltag eingreifen (nur Klassifizierung oder auch Chat/Recherche)?
- Welche Schnittstellen (SAP, Salesforce, DATEV) sind unverzichtbar?
Je präziser Sie diese Fragen beantworten, desto schneller finden Sie die Lösung, die Ihre Prozesse nicht nur digitalisiert, sondern intelligent beschleunigt.